전자결재 기능 사용하기 (결재 템플릿 만들기, 결재 문서 작성하기, 결재 라인 설정하기)
안녕하세요 원티드스페이스입니다😊
조직 안에는 다양한 결재 문서가 존재하고, 각 문서마다 설정한 결재라인에 맞는 승인 시스템이 필요한 경우가 있을 거예요. 이럴 때 원티드스페이스를 사용하면 이런 점이 좋아요👍
1. 원하는 템플릿을 만들 수 있어요.
2. 템플릿마다 결재라인을 설정할 수 있어요.
3. 웹과 앱에서 실시간 알림을 받을 수 있어요!
4. 슬랙 혹은 MS 팀즈를 연동하면 해당 커뮤니케이션 툴에서도 푸시 알람을 보내줘요!
목차
1. 결제 템플릿 만들기
2. 결재 문서 작성하기
3. 결재 라인 설정하기
4. 작성한 템플릿으로 결재 문서 작성하기
1. 결제 템플릿 만들기
위 링크로 접속 후에 결재 템플릿을 만들어 주세요.
▣ 이 템플릿을 회사에 공유하기 : 이 기능을 체크하면, 만든 문서 템플릿이 전 구성원에게 공유됩니다.
▣이 템플릿을 팀에 공유하기 : 이 기능을 체크하면, 만든 문서가 조직도 상의 같은 팀 구성원에게 공유됩니다.
▣ 이 템플릿 사용 시 결재라인 수정 가능 : 이 기능을 체크하면, 실제 문서를 상신할 때 상황에 맞춰 결재라인을 변경할 수 있습니다. 체크하지 않을 시에는 만들었을 때 생성된 결재라인에 맞춰서 상신되게 됩니다.
▣ 이 템플릿을 항목 형식으로 사용하기 : 아래 이미지처럼 항목을 따로 설정하여 템플릿 생성이 됩니다.
2. 결재 문서 작성하기 & 결재 문서 형식 지정하기
기존에 사용하던 워드, 엑셀, 스프레드시트, 이미지 등을 그대로 복사 붙여넣기하여 삽입할 수 있습니다. 이 부분 참고해 주세요!
※해당 기능은 원티드스페이스 최고관리자만 가능합니다.
▶ 원티드스페이스에서 기본적으로 생성되는 문서번호 형식을 사용하지 않고, 맞춤형 문서번호를 설정할 수 있습니다.
현재 제공되는 변수명을 활용하여 형식을 지정해 주시면 되는데요, 예를 들어 '원스-개발팀-지결-20220225'과 같이 설정하고 싶으시다면, 원스-{team_name}-{nickname}-{year}{month}{day}와 같이 지정해 주시면 됩니다. 여기서 nickname은 문서의 별칭으로 생각해 주시면 되는데요, 지결, 품의 등 자유롭게 문구 설정이 가능합니다. 닉네임은 템플릿과 결재 문서 상신 시 작성 가능합니다.
3. 해당 문서를 결재라인을 설정해 주세요.
▣ 결재 : 기안에 대해 승인하거나 반려할 수 있습니다.
▣ 합의 : 기안자와 기안 내용에 대해 합의를 할 수 있습니다. 충분한 합의가 되었을 때 합의 처리를 해주세요.
▣ 재무 합의 : 기안자와 기안의 재무적인 내용에 대해 합의를 할 수 있습니다.
▣ 통보 : 기안에 대해 확인할 수 있습니다. 결재가 승인이 되면 통보자에게 알림이 갑니다. 통보자의 액션(확인/미확인)은 결재 상태에 영향을 주지 않습니다.
▣ 참조 : 결재라인에 존재하지 않지만 기안을 열람할 수 있는 권한이 주어집니다.
▶ 결재라인에 동일 인물이 설정되는 경우, 설정을 통해 중복 제거를 하실 수 있습니다.
최고관리자 계정으로 관리자 > 기타 설정 > 결재함 관리에 들어가시면 중복 결재자 우선순위 설정 란이 보입니다. 이를 클릭하시면 전위/후위/없음 셋 중 하나를 선택하실 수 있습니다.
※해당 기능은 원티드스페이스 최고관리자만 가능합니다.
- 전위 : 앞 순서의 결재를 적용 ex) A/B/A/C인 경우 A/B/C로 설정됨
- 후위 : 뒤 순서의 결재를 적용 ex) A/B/A/C인 경우 B/A/C로 설정됨
- 없음 : 중복 결재자 제거를 하지 않음 ex) A/B/A/C인 경우 A/B/A/C로 설정됨
아래 이미지처럼, 결재/합의/재무 합의/통보를 나눠서 설정해 주시면 됩니다. 특정 리더를 선택하실 수도 있고 특정 구성원을 선택하실 수도 있습니다.
▶ 다만 팀을 선택할 경우, 팀원 전체가 승인을 해야 할 수도 있고, 팀원 중 한 명만 승인해도 승인이 완료되도록 설정도 가능합니다.
위 링크로 접속하시거나 원티드스페이스 앱에서, 결재/신청 > 결재함 > 작성을 누르시면 위에 만든 결재 문서 템플릿을 확인하실 수 있습니다. 웹에서는 위 링크로 접속 후 결재 작성하기를 눌러주시고, 작성해 주시면 됩니다.
위 이미지처럼 상신된 결재 문서에 대해 궁금한 점이 있을 경우 댓글을 달수 있고, 필요시 파일 첨부, 관련 문서 등도 추가할 수 있습니다. 유관 부서에도 해당 결재 문서의 뷰어 권한을 주고 싶을 때 참조자 추가를 통해 권한을 부여해 주시면 됩니다.
위링크로 접속한 후에 아래 이미지처럼 오른쪽 [···]를 누르시면 상신함, 수신함, Template Form 결재문서에 있는 문서들을 PDF로 다운로드할 수 있습니다.
구성원 모두가 쉽고 간편하게,
전자 결재도 원티드스페이스로 관리해요!