전자결재 기능 사용하기 (결재 템플릿 만들기, 결재 문서 작성하기, 결재 라인 설정하기)
안녕하세요 원티드스페이스입니다😊
조직 안에는 다양한 결재 문서가 존재하고, 각 문서마다 설정한 결재라인에 맞는 승인 시스템이 필요한 경우가 있을 거예요. 이럴 때 원티드스페이스를 사용하면 이런 점이 좋아요👍
1. 원하는 템플릿을 만들 수 있어요.
2. 템플릿마다 결재라인을 설정할 수 있어요.
3. 웹과 앱에서 실시간 알림을 받을 수 있어요!
4. 슬랙 혹은 MS 팀즈를 연동하면 해당 커뮤니케이션 툴에서도 푸시 알람을 보내줘요!
1. 위 링크로 접속 후에 결재 템플릿을 만들어 주세요.
▣ 이 템플릿을 회사에 공유하기 : 이 기능을 체크하면, 만든 문서 템플릿이 전 구성원에게 공유됩니다.
▣이 템플릿을 팀에 공유하기 : 이 기능을 체크하면, 만든 문서가 조직도 상의 같은 팀 구성원에게 공유됩니다.
▣ 이 템플릿 사용 시 결재라인 수정 가능 : 이 기능을 체크하면, 실제 문서를 상신할 때 상황에 맞춰 결재라인을 변경할 수 있습니다. 체크하지 않을 시에는 만들었을 때 생성된 결재라인에 맞춰서 상신되게 됩니다.
▣ 이 템플릿을 항목 형식으로 사용하기 : 아래 이미지처럼 항목을 따로 설정하여 템플릿 생성이 됩니다.
2. 결재 문서 작성하기 & 결재 문서 형식 지정하기
기존에 사용하던 워드, 엑셀, 스프레드시트, 이미지 등을 그대로 복사 붙여넣기하여 삽입할 수 있습니다. 이 부분 참고해 주세요!
※해당 기능은 원티드스페이스 최고관리자만 가능합니다.
▶ 원티드스페이스에서 기본적으로 생성되는 문서번호 형식을 사용하지 않고, 맞춤형 문서번호를 설정할 수 있습니다.
현재 제공되는 변수명을 활용하여 형식을 지정해 주시면 되는데요, 예를 들어 '원스-개발팀-지결-20220225'과 같이 설정하고 싶으시다면, 원스-{team_name}-{nickname}-{year}{month}{day}와 같이 지정해 주시면 됩니다. 여기서 nickname은 문서의 별칭으로 생각해 주시면 되는데요, 지결, 품의 등 자유롭게 문구 설정이 가능합니다. 닉네임은 템플릿과 결재 문서 상신 시 작성 가능합니다.
3. 해당 문서를 결재라인을 설정해 주세요.
▣ 결재 : 기안에 대해 승인하거나 반려할 수 있습니다.
▣ 합의 : 기안자와 기안 내용에 대해 합의를 할 수 있습니다. 충분한 합의가 되었을 때 합의 처리를 해주세요.
▣ 재무 합의 : 기안자와 기안의 재무적인 내용에 대해 합의를 할 수 있습니다.
▣ 통보 : 기안에 대해 확인할 수 있습니다. 결재가 승인이 되면 통보자에게 알림이 갑니다. 통보자의 액션(확인/미확인)은 결재 상태에 영향을 주지 않습니다.
▣ 참조 : 결재라인에 존재하지 않지만 기안을 열람할 수 있는 권한이 주어집니다.
▶ 결재라인에 동일 인물이 설정되는 경우, 설정을 통해 중복 제거를 하실 수 있습니다.
최고관리자 계정으로 관리자 > 기타 설정 > 결재함 관리에 들어가시면 중복 결재자 우선순위 설정 란이 보입니다. 이를 클릭하시면 전위/후위/없음 셋 중 하나를 선택하실 수 있습니다.
※해당 기능은 원티드스페이스 최고관리자만 가능합니다.
- 전위 : 앞 순서의 결재를 적용 ex) A/B/A/C인 경우 A/B/C로 설정됨
- 후위 : 뒤 순서의 결재를 적용 ex) A/B/A/C인 경우 B/A/C로 설정됨
- 없음 : 중복 결재자 제거를 하지 않음 ex) A/B/A/C인 경우 A/B/A/C로 설정됨
아래 이미지처럼, 결재/합의/재무 합의/통보를 나눠서 설정해 주시면 됩니다. 특정 리더를 선택하실 수도 있고 특정 구성원을 선택하실 수도 있습니다.
▶ 다만 팀을 선택할 경우, 팀원 전체가 승인을 해야 할 수도 있고, 팀원 중 한 명만 승인해도 승인이 완료되도록 설정도 가능합니다.
위 링크로 접속하시거나 원티드스페이스 앱에서, 결재/신청 > 결재함 > 작성을 누르시면 위에 만든 결재 문서 템플릿을 확인하실 수 있습니다. 웹에서는 위 링크로 접속 후 결재 작성하기를 눌러주시고, 작성해 주시면 됩니다.
위 이미지처럼 상신된 결재 문서에 대해 궁금한 점이 있을 경우 댓글을 달수 있고, 필요시 파일 첨부, 관련 문서 등도 추가할 수 있습니다. 유관 부서에도 해당 결재 문서의 뷰어 권한을 주고 싶을 때 참조자 추가를 통해 권한을 부여해 주시면 됩니다.
위링크로 접속한 후에 아래 이미지처럼 오른쪽 [···]를 누르시면 상신함, 수신함, Template Form 결재문서에 있는 문서들을 PDF로 다운로드할 수 있습니다.
구성원 모두가 쉽고 간편하게,
전자 결재도 원티드스페이스로 관리해요!